Was ist der Unterschied zwischen einem Dokument und einer Aufzeichnung?

 

In der Qualitätsmanagementdokumentation unterscheidet man in Dokumente und Aufzeichnungen.

Bei einem Dokument handelt es sich um ein Schriftstück, welches veränderbar ist und von welchem verschiedene Revisionsstände existieren können.

Bei einer Aufzeichnung handelt es sich um ein Schriftstück, welches nach Erstellung nicht veränderbar ist - dabei handelt es sich dann in der Regel um Protokolle, Prüfberichte o.ä.. Da Aufzeichnungen nach der Erstellung nicht veränderbar sind, gibt es für diese keine Revisionsstände.

 

Beispiele Dokumente und Aufzeichnungen

Dokumente in der Qualitätsmanagementdokumentation sind zum Beispiel das Qualitätsmanagementhandbuch oder die mitgeltenden Prozessanweisungen. Das Qualitätsmanagementhandbuch oder auch die Prozessanweisungen können geändert werden, sobald das Qualitätsmanagementsystem verändert wird oder sich etwas am Prozessablauf verändert. Dann bekommen diese Dokumente einen neuen Revisionsstand und es muss nach ISO 9001 sichergestellt werden, dass keine alten Dokumente mehr verwendet werden.

Aufzeichnungen sind zum Beispiel Protokolle von Sitzungen oder der Managementbewertung. Diese Protokolle werden einmalig erstellt und anschließend nicht verändert - das Ergebnis einer Managementbewertung ändert sich ja auch nicht nach 3 Monaten.

Abschließend zu erwähnen wären dann noch die Mischformen, in denen ein Dokument zu einer Aufzeichnung wird. Beispielsweise mit der Frageliste für ein internes Systemaudit. Viele Unternehmen haben einen Standardfragebogen für ein internes Systemaudit als mitgeltendes Dokument zur Qualitätsmanagementdokumentation. Bei diesem Standardfragebogen handelt es sich um ein Dokument, bei welchem je nach Bedarf auch Fragen geändert, hinzugefügt oder entfernt werden können. Sobald man allerdings mit diesem Fragebogen ein Systemaudit durchführt und den Fragebogen ausfüllt, wird aus dem Dokument eine Aufzeichnung über dieses eine Audit.

 

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