Wie sollte ein QM Handbuch aussehen?

 

Die Anforderungen an ein QM Handbuch sind im Kapitel 4.2.2 der DIN EN ISO 9001 geregelt.

Eine Qualitätsmanagementsystem muss enthalten:

  • den Anwendungsbereich, inklusive Einzelheiten und Begründung für Ausschlüsse
  • die dokumentierten Verfahren oder Verweise auf diese
  • eine Beschreibung der Wechselwirkung der Prozesse

Die Anforderungen sind also relativ schmal und lassen viel Raum, um das Qualitätsmanagementhandbuch an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Ob das Handbuch in Papierform oder als reines EDV-basiertes "Buch" geführt wird, ist jedem Unternehmen selber überlassen und kann so gewählt werden, wie es für das Unternehmen und das Qualitätsmanagement am besten ist.

Unternehmen sollten die Freiheit nutzen, und das Handbuch nicht überdimensioniert gestalten, sondern wo möglich / nötig und empfehlenswert, mit ausgelagerten Dokumenten arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass bei geringfügigen Änderungen (zum Beispiel am Organigramm eines Unternehmens) in dem Fall nur Änderungen an diesem einen Dokument vorgenommen werden müssen und nicht das komplette Qualitätsmanagementhanduch geändert werden muss.

Ferner muss ein Handbuch nicht auf jeder Seite von der Geschäftsleitung oder einer anderen Person unterschrieben werden. Es unterliegt dem normalen Änderungsdienst, wie es im Handbuch selber beschrieben wird - d.h. die Freigabe etc. muss geregelt werden und dies ist nicht automatisch mit einer Unterschrift (auf jeder Seite) verbunden. Allerdings ist es aus Akzeptanzgründen empfehlenswert, dass es einmal von der Geschäftsleitung unterschrieben wird.

Ebenso wie alle anderen Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems müssen für ein QM Handbuch im Rahmen der Dokumentenlenkung zum Beispiel folgende Punkte erfüllt werden:

  • Es muss bezüglich seiner Angemessenheit bewertet genehmigt werden.
  • Es ist bei Bedarf zu aktualisieren und dann erneut zu genehmigen.
  • Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus muss gekennzeichnet werden.
  • Es muss leicht lesbar und erkennbar sein.

 

 

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